Tổng hợp các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi vận chuyển hàng hóa

Chuẩn bị những giấy tờ liên quan đến hàng hóa là bắt buộc để quá trình vận chuyển hàng trơn tru, không mất thời gian quá nhiều tại các chốt thanh tra cũng như không bị tịch thu hàng. Bài viết dưới đây, Mai Tâm Phát sẽ hướng dẫn bạn về các loại chứng từ cần chuẩn bị để giao cho đơn vị vận chuyển hàng hóa. Chuẩn bị trước sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian!

Nếu sau bài viết này, bạn muốn được tư vấn kỹ lưỡng hơn về các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa, hãy liên hệ với Mai Tâm Phát nhé.

Tại sao cần chuẩn bị các loại giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa?

Đầu tiên, các loại giấy chứng từ này là căn cứ để xác định hoạt động vận chuyển, thông tin đơn hàng, cũng như xác định trách nhiệm đôi bên – đơn vị vận chuyển hàng hóa và khách hàng. 

Nếu vận chuyển hàng hóa mà không có hóa đơn chứng từ, khi gặp thanh tra trên đường, bạn sẽ bị xử phạt hành chính đồng thời tạm giữ hàng hóa cho đến khi có chứng từ hóa đơn và chứng minh được nguồn gốc của hàng hóa. Nếu không thể chứng minh được nguồn gốc, hàng có thể bị tiêu hủy hoặc tịch thu, dẫn đến việc mất tiền và uy tín của doanh nghiệp. 

Vậy nên, trước khi vận chuyển hàng ra khỏi kho bãi, bên cạnh kiểm tra đầy đủ hàng hóa, đơn vị vận chuyển hãy kiểm tra các loại giấy tờ liên quan. Và trong khi ký hợp đồng, bên khách hàng cần giao đầy đủ các loại giấy tờ liên quan đến hàng hóa vận chuyển.

Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa

Để được tư vấn cụ thể về từng loại giấy tờ cần mang khi gửi hàng, đặc biệt là vận chuyển đường xa tuyến Bắc Nam, chẳng hạn như từ Nam ra Bắc, bạn chỉ cần liên hệ với Mai Tâm Phát qua số điện thoại 098 4645 397 để được tư vấn.

GỌI NGAY

Mai Tâm Phát đã có kinh nghiệm 8 năm trong vận chuyển hàng hóa tuyến Bắc Nam, nhân viên của chúng tôi hiểu rất rõ về các loại giấy tờ cần chuẩn bị để giao hàng đi và tư vấn cho rất nhiều khách hàng.

Các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi vận chuyển hàng hóa bao gồm:

• Hóa đơn đỏ bản gốc, hóa đơn điện tử bản sao

Đây là loại giấy tờ không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa, kê khai chi phí vận chuyển hàng hóa. Bạn sẽ dùng hóa đơn này để xác minh lại với đơn vị vận chuyển khi có sự cố xảy ra. Đây là cách khách hàng bảo vệ quyền lợi của mình khi tranh chấp xảy ra. Nếu bạn gửi cho đơn vị vận chuyển hóa đơn đỏ bản gốc, bạn cũng nên giữ bản photo để đối chiếu khi cần thiết

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, có dấu 

Khi bạn lấy hàng từ kho của doanh nghiệp thì cần phiếu xuất kho để chứng minh hàng hóa đã ra khỏi kho. Đây là một loại chứng từ làm căn cứ lưu thông trên thị trường, nhằm tránh bị thanh tra, quản lý thị trường, công an kinh tế xử phạt. Một số trường hợp có thể thay thế cho hóa đơn. 

Trên phiếu xuất kho sẽ có các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, có hoặc không ghi đơn giá, thành tiền. Tuy nhiên, trong trường hợp giá đã công khai bạn nên điền luôn các thông tin này để căn cứ quy trách nhiệm vật chất khi các bên liên quan làm như hỏng hàng hóa

• Tem nhãn mác chính, phụ trên kiện hàng 

Tem nhãn hàng hóa được tạo ra để tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch thương mại, hoạt động trao đổi mua bán, lưu thông hàng hóa. Trên tem nhãn sẽ có các thông tin như: tên hàng hóa, tên và địa chỉ của tổ chức sản xuất hàng hóa và một số nội dung khác tùy theo mặt hàng như định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, mã vạch…

Có 2 loại tem nhãn trên hàng hóa vận chuyển: 

• Tem gốc: do chính nhà đơn vị sản xuất gắn lên hàng hóa hoặc bao bì của hàng hóa.
• Tem phụ: thường có trên hàng nhập khẩu, thường được dịch từ nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài ra tiếng việt và bổ sung thêm các thông tin sản phẩm theo quy định của Việt Nam.

 

• Hàng nhập khẩu: Tem phụ + CO CQ (giấy tờ thông quan)

CO CQ là những loại giấy tờ chứng nhận nguồn gốc và chất lượng của sản phẩm. CO xác định một mặt hàng nào đó có được nhập vào Việt Nam hay không. CQ sẽ xác định hàng hóa có chất lượng phù hợp với nhà sản xuất hay tiêu chuẩn quốc tế.

Ngoài các giấy tờ liên quan đến hàng hóa của người gửi, bản thân đơn vị vận chuyển cần chuẩn bị giấy tờ khác như giấy tờ xe, giấy tờ của chủ phương tiện, giấy tờ của người điều khiển phương tiện, hợp đồng vận chuyển, giấy đi đường…

Kết: 

Bài viết đã chia sẻ đầy đủ về các giấy tờ cơ bản mà khách hàng cần chuẩn bị để gửi cho đơn vị vận chuyển hàng hóa nhằm đảm bảo cho việc lưu thông hàng hóa trên đường. Hi vọng Mai Tâm Phát đã mang đến cho cho bạn những thông tin thực sự hữu ích giúp hành trình vận chuyển hàng hóa của bạn tiết kiệm và an toàn nhất.

Liên hệ với Mai Tâm Phát qua số điện thoại 098 4645 397 để được tư vấn.